第 6 步:纠正和预防措施计划(CAP)的监控与验证
当 “携手实现可持续发展”(TfS)成员公司发起一项审计时,该成员公司负责跟进供应商的 CAP 进展情况。TfS 成员应建立内部审查和监控流程,以便:
审查 “TfS 审计报告” 和 CAP;
与供应商进行情况汇报沟通,根据 CAP 中确定的内容强调预期的后续步骤(例如重点事项和时间安排);
定期就进展情况与供应商联络,并确定下一步行动(例如要求提供与纠正措施进展相关的最新情况和支持性信息,将更新和监控纳入商务访问内容,要求供应商聘请审计公司对审计结果进行正式结案);
定期向 TfS 办公室提供更新情况。
供应商应尽快整改所有审计发现的问题,并向 TfS 成员报告参照 CAP 所取得的进展。关键和重大问题应优先处理,且在可能的情况下,应在审计报告的 3 年有效期内完成整改。如果涉及安全、健康、环境、人权或商业道德等需要立即关注的紧急问题,TfS 成员可要求供应商提前完成整改。
对纠正措施进展情况的持续监控和验证可通过以下方式进行:
供应商向相关 TfS 成员公司提供更新情况以及所采取行动的证据(如第 6.1 步所述);
成员进行实地考察以检查进展情况;
开展 “TfS 审计跟进”,在此过程中,由经 TfS 认可的审计师对 CAP 的进展情况进行正式验证,然后记录在 “TfS 审计报告” 中(如第 6.2 步所述)。
在审计后的 36 个月内,这些不同的进展监控方式可以相互结合开展,并且可以多次进行,直至所有问题都得到满意解决。
TfS 成员应与供应商讨论并商定确定问题结案的最佳行动方案。例如,是通过直接接收供应商提供的更新情况(第 6.1 步)、通过正式的 “TfS 审计跟进”(第 6.2 步)还是两者相结合的方式来监控供应商 CAP 的进展情况。
供应商也可以自行决定开展 “TfS 审计跟进”,以正式确认自身进展情况并更新其 “TfS 审计评分”。
强烈建议如果审计中包含重大或关键问题,应在 12 个月内完成正式的 “TfS 审计跟进”。36 个月后,如有必要,TfS 成员可决定要求再次进行审计。
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