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【5S目视化】5S清理不好做的深层次原因
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5S清理看似简单,却不好做

5S现场管理的第一关- 清理,需要我们区分要和不要的东西,并根据物品的分类分别予以恰当的处置。有人会说,不就是清理东西嘛,这还不简单?甚至有人会说,丢东西谁还不会呢?

但是在现实工作中,企业往往因为积压呆滞库存多、多处备库存、闲置和报废物品处理不及时、物品没有“家”等种种原因,导致了现场物品多而杂乱,5S清理的工作又不是一个定期常规的作业,从而导致了看似简单的第一关,实际上并不容易做到。

我们要想做好5S第一关清理的工作,除了依据清理的七大步骤(参见我的另一篇文章《5S开始于清理》)进行定期清理以外,我们还需要针对产生现场物品多而杂乱的各种情况,进行有针对性的分析和调查,了解和研究导致这些现状的根本原因,并针对根本原因,制定行之有效的措施予以根除或者预防。只有这样,我们才能为清理工作的日常开展,创造一个良好的先天条件。

那么让我们来看看,导致5S清理工作不好做的四种情况的背后,都有哪些可能的原因呢?

1,积压呆滞库存多的背后

不少企业对于积压呆滞库存,会不定期地搞降库存的运动。把这种行为叫“运动”,是因为往往这样的活动并不长效。在运动期间,因为管理层盯得紧,人人勒紧裤腰带过日子,所以库存看似降下来了,但是运动期一过,库存立马水涨船高。

很多降库存的运动任务会落到仓库的头上。

积压呆滞库存,有部分原因的确来自仓库管理上的问题。比如,物品因为存放不规范而导致找不到,从而逐渐成了呆滞库存,或者因为仓库领料手续繁琐或者不便,甚至仅仅因为各使用部门备“小库存”,而导致仓库库存消耗不了从而成了积压呆滞库存。

除了仓库管理上导致的积压呆滞库存以外,积压呆滞库存的产生,往往来自于流程的前端,比如销售**和计划。

销售**和计划、生产之间没有一套有效的运作体系,比如说多方做**,**的牛鞭效应被放大,到了生产端,就会导致要么生产出来的产品大量积压,要么就是缺货来不及供应。如何建立销售与运营对接的流程,利用数据和经验判断,做出有效的、尽可能准确的**,通过**的准确度,从而以一套**数据来指导计划和生产,是企业在流程建设中要考虑的一大问题。

另外,在企业管理方面,也要充分考虑现有绩效管理指标的合理性。举个例子,公司对销售的考核,往往是考核销量,简单来说也就是卖出去多少东西。但是,这个“卖出去”有时候是要打引号的。为什么呢?因为如果仅仅使用这一单一的绩效指标来衡量销售业绩,就很有可能导致销售“弄虚作假”冲销量的行为发生。这也是很多企业当年或者当季销量冲上去了,但是年一过,季度一过,就有大量退货或者过期、临近过期的货品从经销商或者后端客户那里退了回来。而这些虚假销量,不仅仅带来了积压呆滞库存,这期间产生的物流运输、仓储、处理等成本,往往也会被企业忽视掉。

导致积压呆滞库存产生的另外一个原因,是仓储管理中,没有有效地制定库存的安全库存量和最小最大库存。库存水位的设置要么是拍脑袋定出来的,要么就是根本就没有管理,从而导致了大量物品采购回来并积压呆滞。如何利用企业的现有数据,做好库存的分析和服务水平的设定,从而建立起有效的安全库存管理,是企业在控制积压呆滞库存方面需要考虑的另一个重要课题。

2,多处备库存的背后

多处备库存往往被忽视,即便被提及,“小仓库”的主人往往也会理直气壮:我这么做是为了方便提高效率啊!

真的会提高效率吗?

小仓库往往也很容易变成大杂货间。大杂货间就是管理混乱的代名词。东西只管往小仓库里堆,但是要用的东西却又找不到。

维修部的小仓库,每个维修人员的小仓库,都堆置了各类五金件,但是真要找出来要用的那个五金件时,却怎么也找不到了。拆下来的零部件,说是可以修好了备用的,却一直放着没人管,也没人修。真要用的时候,才发现小仓库里的零部件并不能使用。各部门都在备文具用品和各类物品,结果每个部门都在提要求,没杂货间的部门提出要找个专门的地方放东西,有杂货间的部门说地方不够用,还得再给块地儿。而真要领用东西的时候,还是得找小仓库的专管员,这一道还是省不了,而小仓库又不见得样样齐全,这一来二去真不见得方便多少。

要解决多处备库存的症结,还是得回到物品使用和仓储管理的流程上,看看到底是哪个环节出了问题。比如在我之前整顿过的一家备件仓库,维修人员抱怨说备件仓库没有随着维修人员三班倒,这就导致中夜班的维修人员无法从仓库里领到备件,所以他们才会建立小仓库。

所以要想取消维修部和维修人员的小仓库,就要想办法解决维修人员领料难的问题。认识到了问题所在,方法就有很多。比如是否要增加备件仓库人员的班次?不增加班次的情况下,能否做到备件仓库半开放式管理?通过健全仓库领料的流程和操作,让维修人员能够自主领用并做好物品的账册管理?

多处备库存是什么情况呢?让我先举一个简单的例子。

3,闲置、报废物品处理不及时的背后

针对企业闲置或者报废物品,寻找问题的来源很重要。为什么会有闲置?为什么会有报废?能不能不产生闲置?能不能不产生报废的物品?

在这个基础上,我们再来考虑,如何建立一个定期及时处理闲置、报废物品的规则。

比如因为研发新品过程对物料的管控不合理,而导致研发项目结束后,剩余的物料一大堆。对于这种情况,我们要去分析一下研发的流程,看看如何做好物料的管控。有的时候,研发人员在采购研发用料的时候,单纯地贪图大批量采购的物品单价便宜,但是却忽略了如果物料闲置剩余了,则可能会导致报废的风险。还有的时候,是研发和物料采购计划员没有做好协调,研发和生产公用的物料没有统筹进行通盘的考虑,各做各的采购计划,导致要么研发采购的物料过多,或者用剩的物料长期闲置,要么就是研发用料不够用,临时找生产借调。

凡此种种情况,都值得大家好好去调研分析一下。

对于报废的物料,那就是直接产生物料的浪费了。因此,我们需要针对报废物料产生的原因,认真分析一下,到底是产品生产过程的什么原因导致了不合格产品的产生,或者是哪个管控环节出了问题,导致了产品收到了污染而需要报废,亦或者是现有生产工艺的哪些限制条件或者具体的做法,导致了有边角料的产生,且边角料不能回用。

4,物品没有“家”的背后

物品没有“家”,就涉及到一个基本的问题:第一,为什么物品没有“家”?

是物品的存放取用没有规则?是现有规则不方便存放取用?还是人员不遵照规则执行?为什么不遵照执行?

物品要有“家”,就需要做好5S的第二关,也就整顿。关于整顿,我们今后会另行详细讨论。简单来说,整顿就是要做好物品的“三定”,也就是“定位”、“定项”、“定量”,而这三定原则的实施是否有效,其衡量就是看物品的存放和取用是否便捷。

例如很多企业在推行5S时,因为有物品要有个“家”的要求,就给物品随意找了个存放地点,并且像模像样地做了标签标识,划了存放的地标,但是实际上呢,其存放位置不不方便物品的取用,实际使用的人员就很难照章办事。

只有认真研究物品的使用频率、使用方式,合理地规划“三定”,才能帮助物品找到一个合适的“家”。而物品只有有了合适的“家”,才不至于成为无家可归的流浪儿,到处乱跑,甚至跑丢了也没人知道。

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通过上述简单的原因分析,大家可以看到,要想做好5S的第一关,我们不能只着眼于清理现有看到的物品,还要认真想一想,想两想,想三想,为什么现场会有这么多物品要处理?只有认识问题,并分析问题,在根源上找到问题发生的原因,从而采取预防或者根除的措施,我们才能更好地控制需要清理的物品的产生。而需要清理的物品少了,甚至不产生了,那么5S的第一关自然就容易做多了。


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