5、投诉机制
了解：责任珠宝业委员会（RJC）投诉机制的运作方式，包括何时以及如何启动纪律处分程序。
5.1 责任珠宝业委员会（RJC）投诉机制
责任珠宝业委员会（RJC）旨在确保公平、及时且客观地解决与可能未遵守 RJC 标准或我们自身政策及程序相关的投诉。
通过参与 RJC 的活动，所有 RJC 成员和经认可的审计师都同意，一旦出现投诉，便接受责任珠宝业委员会投诉机制的处理，并受 RJC 所做决策的约束。这并不替代或限制获取司法救济的途径。
一般而言，责任珠宝业委员会投诉机制可能产生四种结果：投诉被驳回、问题被标记以便在下一次审计中关注、被投诉方采取纠正措施或者 RJC 对被投诉方启动纪律处分程序。
5.2 纪律处分程序
纪律处分程序是一系列行政流程，用于考量针对已知不当行为的 RJC 成员或经认可的审计师是否应采取纪律处分行动以及应采取何种类型的纪律处分行动。
触发因素
纪律处分程序并非总是由投诉触发。它们也可能因其他表现不佳或未遵守 RJC 要求的迹象而产生。
例如，如果有任何证据表明审计师存在欺**性或其他不当审计行为，包括违反保密规定，RJC 将对审计师启动纪律处分程序。
如果成员出现以下情况，我们将对其启动纪律处分程序：
・未在规定的截止日期前完成其认证审计，或未能安排所需的中期审查；
・被审计师发现存在严重违规行为；
・未能令人满意地解决重大或反复出现的不符合项；
・未在商定的合理时间框架内采取纠正措施；或者
・故意向 RJC 或审计师提供虚假、不完整或误导性信息。
针对成员或审计师的纪律处分程序也可能由法院判决、任何其他法律或行政监管机构的裁决，或者任何其他致使 RJC 声誉严重受损的公司行为证据所触发。
程序
针对成员的纪律处分程序在 RJC 的公司章程中有详细规定；。
简要概括而言，主要步骤如下：
确立依据。向 RJC 提交采取纪律处分行动的依据。
调查。RJC 管理团队（或其代理机构）在保密协议的约束下进行全面调查。在某些情况下，比如出现严重违规行为时，RJC 在案件审查期间会考虑暂停该成员资格，并移除其在 RJC 网站上的成员页面。
报告调查结果。RJC 执行主任将调查结果报告给 RJC 执行委员会，并建议驳回案件或采取纪律处分行动。
阐明异议。RJC 执行委员会开会审议是否有足够证据证明应对被指控成员采取纪律处分行动，并进行投票表决。如果投票通过，指示 RJC 执行主任向被指控成员发出一份关于其行为的书面异议声明。
回应异议。被指控成员可在 30 天内就异议提交书面回应。
决定纪律处分行动。RJC 董事会开会审议并就提议的纪律处分行动进行投票表决。被指控成员和 RJC 执行委员会主席均可在会上提供相关信息。任何关于纪律处分决议（如暂停或开除）的动议都将通过无记名投票进行表决，且需获得四分之三的选票才能通过。
所有参与纪律处分程序的个人都必须不存在利益冲突。如果 RJC 董事和执行委员会成员出现以下情况，则不允许他们对纪律处分程序进行投票：
・以任何方式为被指控成员工作；或者
・代表与被指控成员处于同一供应链层级的公司。
严重违规情况下的纪律处分程序
在发现成员存在严重违规行为的情况下，纪律处分程序如下：
审计师发出通知。一旦发现严重违规行为，审计公司必须在确认后的三个工作日内通知成员和 RJC，并提供严重违规行为的详细情况。发现严重违规行为后，审计工作应继续完成，而不应停止。
成员制定回应措施。RJC 在审查严重违规行为期间会考虑暂时暂停该成员资格，并要求成员在最长四周内提交一份正式回应以及一份纠正行动计划，说明将如何解决严重违规问题。
审计师审查进展。在收到成员回应后的两周内，RJC 和审计公司将审查纠正行动计划，以核实是否已立即采取行动消除或减轻严重风险。在此阶段，RJC 或审计师可能会要求成员提供进一步信息。
RJC 决定后续步骤。RJC 管理团队就后续步骤与审计公司进行协商，这可能涉及进行现场审计以核实严重违规问题已得到解决且不存在再次发生的风险，或者采取纪律处分行动。如果有必要考虑采取纪律处分行动，RJC 执行委员会将被告知，由 RJC 执行委员会决定是否继续推进。
RJC 传达决定。RJC 将其决定告知成员。
结果
如果纪律处分程序的结果是决定实施制裁，可能包括：
・对于成员：暂时或永久丧失 RJC 会员资格；
・对于审计师：暂时或永久丧失 RJC 认可资格。
在这两种情况下，公司的认可或认证状态都将从 RJC 网站上移除。
在某些情况下，纪律处分程序的结果可能是驳回审计报告并要求对成员的场所进行重新审计。
最终上诉
所有成员或审计师在接到最终纪律处分决定通知后的三个月内，有权就该程序引发的任何争议提交最终上诉，由独立仲裁进行裁决。
此类仲裁将由一名独任仲裁员进行，该仲裁员将由位于伦敦的特许仲裁员协会主席指定。
5.3 保密性与法律咨询
责任珠宝业委员会（RJC）对特定投诉的存在以及责任珠宝业委员会投诉机制的所有处理程序予以保密。我们保留以匿名方式并汇总公开报告所收到的投诉及其解决方式的权利。
我们以同样的保密性对待所有纪律处分程序，并依据客观证据做出所有决策。在某些情况下，我们可能会寻求独立的法律咨询，或者邀请独立审计师协助我们进行调查和决策。
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